تنفيذ نظام قبول المستشفى وإدارة سجلات المرضى

خلفية العميل

دراسة حالة: تنفيذ نظام قبول المستشفى وإدارة سجلات المرضى
الدور: محلل أنظمة (ANZSCO 261112)
موقع العميل: سريلانكا
الهدف: ACS RPL للهجرة المهارية – ANZSCO 261112

العميل محلل أنظمة محترف يتمتع بـأكثر من 9 سنوات من الخبرة في مشاريع تكنولوجيا الصحة. كان يعمل ضمن مجموعة مستشفيات خاصة متعددة التخصصات في كولومبو، وكُلّف بقيادة تحليل الأعمال، تصميم النظام وتنفيذ نظام موحد للقبول وإدارة سجلات المرضى (PARMS) لاستبدال العمليات الورقية القديمة والأدوات الرقمية المعزولة. يحمل العميل درجة البكالوريوس في إدارة التمريض والتي تُعد وفق تصنيف ACS تخصصاً غير ICT. ومع ذلك، فإن انخراطه الطويل الأمد في مجال ICT في إدارة المتطلبات، تدفقات العمل، تكامل الأنظمة ومتطلبات الامتثال الخاصة ببيئة المستشفى، برر تقديم RPL تحت ANZSCO 261112 – محلل أنظمة. قمنا بإعداد وثائقه بما يشمل قسم مجالات المعرفة الأساسية (KAA) وتقريري مشروع مفصلين ليتوافق مع معايير ACS.

الخطوة 1: نطاق العمل ونبذة عن النظام

تحويل سجلات المرضى كان أحد المشاريع المحورية في رقمنة المستشفى. كانت الأهداف الرئيسية:

• مركزة بيانات المرضى وسجلات القبول
• المواءمة مع سياسات سرية وأمن البيانات الطبية
• التكامل مع المختبرات التشخيصية، الصيدلية، الفوترة وعمليات الخروج
• نمذجة العمليات، النمذجة الأولية للنظام، توثيق حالات الاختبار
• ضمان جاهزية النظام في أقسام العيادات الخارجية، المرضى المنومين، والطوارئ

الأدوات والمنصات الرئيسية:

• النمذجة: BPMN (Lucidchart)، UML (Draw.io)، Use Case، ERD
• منصات النظام: OpenEMR، وحدات HIS مُخصصة، Microsoft SQL Server
• واجهات API: REST API بدعم HL7 لأنظمة المختبر
• الأدوات: Jira، Confluence، Figma (تدفقات واجهة المستخدم)، Microsoft Teams
• التقارير ولوحات المتابعة: Power BI، ماكروهات Excel
• الأمن والامتثال: وصول قائم على الدور، تتبع التدقيق، معايير توثيق متوائمة مع مبادئ HIPAA الأساسية

الخطوة 2: مواءمة مجالات المعرفة الأساسية لدى ACS

الأنشطة الجوهرية لتحليل الأنظمة التي تم إبرازها:
a) جمع متطلبات أصحاب المصلحة
عقد ورش عمل وظيفية مع الأطباء، الممرضين، خبراء المختبر، موظفي مكتب الاستقبال، فريق دعم IT، فرق الفوترة ووحدة إدارة السجلات الطبية. جمع نقاط الألم مثل إدخال البيانات المكرر في النماذج، ترميز التأمين غير المتسق، وفقدان ملخصات الخروج الداخلية بسبب ضعف مواءمة العمليات.
«من خلال مركزة دورة حياة سجل المريض عبر جميع الوحدات، خفضنا البيانات المكررة بأكثر من 40٪ وأنشأنا سجلاً ذهبياً واحداً لكل معرف مريض.»
b) نمذجة سير العمل «الوضع الراهن» و«الوضع المنشود»
نمذجة عمليات «الوضع الراهن» باستخدام BPMN وإظهار التكرارات والخطوات اليدوية المعرضة للخطأ. تصميم نماذج «الوضع المنشود» بما في ذلك إصدار رمز دور للـ OPD، قوالب المستندات، نقطة تحكم آلية للتأمين، والالتزام بأكواد ICD عند إدخال التشخيص.
c) مواصفات النظام والتصميم الوظيفي
إعداد وثائق BRD وFSD شاملة تتضمن السلوكيات المنطقية للنظام لكل وحدة:

• القبول
• ترميز المعرف
• الاتصال بـ EMR
• التحويل
• تسجيل ملاحظة الطبيب
• طلب المختبر
• ملخص الخروج

d) هندسة تبادل البيانات والتكامل
تصميم صفوف الرسائل وAPI لتمرير متسلسل لبيانات المختبر، ربط الزيارات بين الأقسام، ومزامنة سجلات المرضى الخارجيين. إدارة قواعد المطابقة في قاعدة البيانات لمواءمة المدخلات الديموغرافية للمريض مع السجلات الرقمية القائمة.

الخطوة 3: تقرير المشروع 1

عنوان المشروع: تصميم وتنفيذ نظام مركزي لقبول وتحويل المرضى
الدور: محلل أنظمة المدة: يناير 2021 – أكتوبر 2022
الهدف: مركزة ورقمنة تدفقات عمل قبول المرضى عبر جميع الأقسام، تكامل قدرات EMR القائمة، وتبسيط تحركات المريض من البداية إلى النهاية مع عبء إداري أقل.

المسؤوليات:

• جمع البيانات من 5 أقسام تشمل الطوارئ، العيادات الخارجية (OPD) والفوترة
• رسم خرائط المراحل: التسجيل → العلامات الحيوية → تخصيص الطبيب → القبول أو الخروج
• تطوير نموذج سلوك قائم على الأدوار: موظف التسجيل، طبيب المناوبة، الممرضة، المدير الإداري
• تصميم نماذج أولية لواجهة المستخدم باستخدام Figma وإنشاء خرائط BPMN مع مؤشرات زمنية لكل عقدة
• صياغة منطق التحقق لاكتشاف المعرّفات المكررة عبر الرقم القومي، رقم الهاتف أو خوارزمية اسم المريض
• التعاون مع فريق IT لاختبار حقول القوائم المنسدلة ذات الملء التلقائي (مثلاً بحث كود التشخيص)

الأدوات والتقنيات المستخدمة:

• Lucidchart، Jira، SQL Server، OpenEMR، REST API
• Draw.io (ERD وSwimlane)، Figma، Confluence

النتائج الرئيسية:

• خفض الزمن من القبول إلى تخصيص السرير من 28 دقيقة إلى 8 دقائق
• تحقيق 99.4٪ امتثال لملخص الخروج قبل الفوترة النهائية
• تحسين دقة تقارير التدقيق الداخلي بنسبة 62٪ مقارنة بالعام السابق
• خفض الحاجة إلى الإدخال اليدوي للبيانات بنسبة 47٪

الخطوة 4: تقرير المشروع 2

عنوان المشروع: تكامل نظام المختبر ومزامنة السجلات الطبية
الدور: محلل أنظمة المدة: نوفمبر 2022 – يونيو 2023
الهدف: تنفيذ قابلية التشغيل البيني بين نظام السجلات الطبية الرئيسي في المستشفى وبنية تقارير المختبر المستقلة بهدف تقليل أوقات الانتظار وضمان تسجيل دقيق للتقارير في تاريخ المرضى.

المسؤوليات:

• جمع سيناريوهات التكامل: زيارة المختبر حضورياً، طلب الطبيب، تحليل طارئ، حزمة العافية
• إعداد وثائق بنية الرسائل (JSON + ترجمة مبسطة لـ HL7) لإرسال الطلبات والنتائج بين LAB ووحدة EMR
• تعريف منطق الربط/API بين خوادم المختبر وجداول SQL الأساسية الخاصة بزيارة المريض
• التعاون مع موردي المختبر لتطوير منطق تجميع الفحوصات، معرفات العينات المتعددة، والتحقق من صحة مواءمة التقارير
• صياغة منطق حماية على مستوى الحقل لإخفاء البيانات الحساسة في التقارير المطبوعة مقابل التقارير الرقمية
• مساعدة فريق QA في تطوير 28 سكربت اختبار تكاملي بما في ذلك السيناريوهات البديلة ومحفزات إعادة طباعة المختبر

الأدوات والتقنيات المستخدمة:

• SQL Server، وسيط ترجمة HL7، REST API
• Jira، Swagger (اختبار API)، Excel (سكربتات الاختبار)
• Power BI (للوحات زمن التنفيذ)

النتائج المسلّمة:

• تحسن بنسبة 88٪ في الإبلاغ عن زمن إنجاز نتائج المختبر خلال 3 أشهر
• تتبع لحظي للفحوصات في أكثر من 16,000 زيارة شهرياً تم تسجيله
• خفض عمليات المواءمة الفاشلة لنتائج المختبر من 5٪ إلى أقل من 0.8٪
• خفض بنسبة 35٪ في تأخيرات الخروج الناتجة عن فحوصات معلقة

الخطوة 5: إكمال RPL والإرسال إلى ACS

طلب العميل مزيداً من التفاصيل حول:

• منطق البحث عن سجلات المريض القائمة في حالة أخطاء تهجئة الأسماء
• مخطط مواءمة الحقول من HL7 إلى JSON للاختبار

تمت إضافة هذه العناصر وتم إنهاء المستند بتنسيق احترافي وفق متطلبات ACS. بعد الإرسال، تلقى العميل تقييماً إيجابياً من ACS RPL ضمن ANZSCO 261112 خلال 4 أسابيع.

الخلاصة

تُظهر هذه الدراسة الحالة كيف يعمل محلل الأنظمة في بيئة حساسة وعالية الضغط مثل أنظمة معلومات المستشفى. من تحويل عمليات القبول اليدوية إلى تكامل السجلات الحيوية ونتائج المختبر في نظام واحد، كان العميل منخرطاً بعمق في تصميم العمليات، مواصفات النظام، المواءمة الامتثالية وتسليم النتائج لأصحاب المصلحة— وهي كفاءات أساسية متوقعة ضمن ANZSCO 261112 – محلل أنظمة.