Antecedentes del Cliente
Estudio de caso: Implementación de un Sistema de Admisión de Pacientes y Gestión de Historias Clínicas en un Hospital
Rol: Analista de Sistemas (ANZSCO 261112)
Ubicación del cliente: Sri Lanka
Objetivo: ACS RPL para Migración Calificada – ANZSCO 261112
El cliente es un Analista de Sistemas profesional con más de 9 años de experiencia en proyectos de tecnología sanitaria. Empleado por un grupo hospitalario privado de múltiples especialidades en Colombo, el cliente fue asignado para liderar el análisis de negocio, el diseño del sistema y la implementación de un Sistema integrado de Admisión de Pacientes y Gestión de Historias Clínicas (PARMS) para reemplazar procesos heredados basados en papel y herramientas digitales aisladas. El cliente posee una licenciatura en Administración de Enfermería, que según la clasificación de la ACS no es de TIC. Sin embargo, su prolongada participación en TIC en la gestión de requisitos, flujos de trabajo, integración de sistemas y cumplimiento normativo hospitalario justificó una presentación RPL bajo ANZSCO 261112 – Analista de Sistemas. Preparamos su presentación, incluyendo la sección de Áreas Clave de Conocimiento (KAA) y dos informes de proyecto detallados, garantizando la alineación con los estándares de la ACS.
Paso 1: Alcance del Trabajo y Visión General del Sistema
La transformación de los registros de pacientes fue uno de los proyectos centrales de digitalización del hospital. Los objetivos principales fueron:
- Centralización de los datos de pacientes y registros de admisión
- Alineación con las políticas de privacidad y seguridad de datos médicos
- Integración con laboratorios de diagnóstico, farmacia, facturación y procesos de alta
- Modelado de procesos, creación de prototipos del sistema, documentación de casos de prueba
- Garantizar la preparación del sistema en los departamentos de consulta externa, hospitalización y emergencias
Herramientas y Plataformas Clave:
- Modelado: BPMN (Lucidchart), UML (Draw.io), Casos de Uso, ERD
- Plataformas del sistema: OpenEMR, módulos HIS personalizados, Microsoft SQL Server
- Interfaces API: APIs REST compatibles con HL7 para sistemas de laboratorio
- Herramientas: Jira, Confluence, Figma (flujos de UI), Microsoft Teams
- Informes y Tableros: Power BI, Macros de Excel
- Seguridad y Cumplimiento: acceso basado en roles, trazabilidad de auditoría, estándares de documentación básicos alineados con HIPAA
Paso 2: Mapeo de las Áreas Clave de Conocimiento de la ACS
Se destacaron las siguientes actividades centrales de análisis de sistemas:
a) Recopilación de requisitos de las partes interesadas
Dirigió talleres funcionales con clínicos, enfermeras, tecnólogos de laboratorio, personal del área de admisiones, soporte de TI, equipos de facturación y el departamento de gestión de historias clínicas. Recopiló puntos de dolor como la repetición en el llenado de formularios, etiquetado inconsistente de seguros y pérdida de resúmenes de alta internos debido a una mala alineación de procesos.
“Al centralizar el ciclo de vida del registro del paciente entre los módulos, reducimos los datos duplicados en más de un 40% y establecimos un registro maestro por ID de paciente.”
b) Modelado de Flujos de Trabajo As-Is y To-Be
Se modelaron los procesos “As-Is” utilizando BPMN, poniendo de relieve redundancias y pasos manuales propensos a errores. Se diseñaron modelos “To-Be” introduciendo tokenización de colas para consulta externa (OPD), plantillas de documentos, punto de control automático de seguros y cumplimiento de códigos ICD en la entrada de diagnósticos.
c) Especificación del Sistema y Diseño Funcional
Se elaboraron documentos BRD y FSD completos que incluyen comportamientos lógicos del sistema por módulo:
- Admisión
- Etiquetado de ID
- Vinculación con EMR
- Traslado
- Ingreso de notas del médico
- Solicitud de laboratorio
- Resumen de alta
d) Intercambio de Datos y Arquitectura de Integración
Se diseñaron colas de mensajes y APIs para la transferencia ordenada de datos de laboratorio, el enlace de visitas entre departamentos y la sincronización de registros de consulta externa. Se gestionaron reglas de correspondencia en la base de datos para mapear las entradas demográficas de los pacientes con registros digitales existentes.
Paso 3: Informe de Proyecto 1
Título del proyecto: Diseño e Implementación de un Sistema Centralizado de Admisión y Traslado de Pacientes
Rol: Analista de Sistemas Duración: Enero de 2021 – Octubre de 2022
Objetivo: Centralizar y digitalizar los flujos de trabajo de admisión de pacientes en todos los departamentos, integrar las capacidades de EMR existentes y agilizar los movimientos de pacientes de extremo a extremo con menor carga administrativa.
Responsabilidades:
- Se recopilaron datos de 5 departamentos, incluidos Urgencias (ER), Consulta Externa (OPD) y Facturación
- Se mapearon las etapas del proceso: Registro → Signos Vitales → Asignación de Médico → Admisión o Alta
- Se desarrolló un modelo de comportamiento basado en roles: Recepcionista de Registro, Médico de Guardia, Enfermera, Jefe Administrativo
- Se diseñaron wireframes de UI con Figma y se crearon mapas BPMN con marcadores de tiempo por nodo
- Se redactó la lógica de validación para detectar IDs duplicados mediante documento de identidad nacional, número de teléfono o algoritmo de nombre del paciente
- Se colaboró con TI para probar campos desplegables de autocompletado (p. ej., búsqueda de códigos de diagnóstico)
Herramientas y Tecnologías Utilizadas:
- Lucidchart, Jira, SQL Server, OpenEMR, APIs REST
- Draw.io ERD y Swimlanes, Figma, Confluence
Resultados Clave:
- El tiempo desde la admisión hasta la asignación de cama se redujo de 28 minutos a 8 minutos
- Se logró un 99,4% de cumplimiento del resumen de alta antes de la facturación final
- La precisión de los informes de auditoría interna mejoró en 62% interanual
- Se redujeron los requisitos de ingreso manual de datos en un 47%
Paso 4: Informe de Proyecto 2
Título del proyecto: Integración del Sistema de Laboratorio y Proyecto de Sincronización de Historias Clínicas
Rol: Analista de Sistemas Duración: Noviembre de 2022 – Junio de 2023
Objetivo: Implementar interoperabilidad entre el sistema principal de registros médicos del hospital y la infraestructura independiente de reportes de laboratorio para reducir los tiempos de espera y garantizar el registro preciso de informes en las historias clínicas de los pacientes.
Responsabilidades:
- Se recopilaron escenarios de integración: laboratorio sin cita, pruebas solicitadas por el médico, pruebas de emergencia, paquete de bienestar
- Se redactó documentación de estructura de mensajes (JSON + traducción simplificada HL7) para la transmisión de solicitudes y resultados entre el LAB y el módulo EMR
- Se definió la lógica de conexión/API entre los servidores de laboratorio y las tablas centrales SQL de visitas de pacientes
- Se colaboró con los proveedores del laboratorio para desarrollar la lógica de agrupación de pruebas, identificadores de múltiples muestras y validación del mapeo de informes
- Se definió lógica de protección a nivel de campo para suprimir datos sensibles en informes impresos frente a digitales
- Se ayudó al equipo de QA a desarrollar 28 guiones de casos de prueba de integración, incluyendo mecanismos de contingencia (fallbacks) y disparadores de reimpresión de laboratorio
Herramientas y Tecnologías Utilizadas:
- SQL Server, traductor de middleware HL7, APIs REST
- Jira, Swagger (pruebas de API), Excel (guiones de prueba)
- Power BI (para el tablero de tiempo de respuesta)
Resultados Entregados:
- El reporte del tiempo de respuesta de resultados de laboratorio mejoró en 88% en 3 meses
- Seguimiento de pruebas en tiempo real registrado en más de 16.000 visitas/mes
- Se redujo el mapeo fallido de pruebas-resultados del 5% a menos de 0,8%
- La demora en el alta por laboratorios pendientes se redujo en 35%
Paso 5: Finalización del RPL y Presentación a la ACS
El cliente solicitó detalle adicional sobre:
- Lógica de búsqueda de registros de pacientes existentes en caso de nombres mal escritos
- Diagrama de mapeo de campos de HL7 a JSON para pruebas
Se añadieron estos elementos y el documento se finalizó con formato profesional según los requisitos de la ACS. Tras la presentación, el cliente recibió una evaluación positiva de ACS RPL bajo ANZSCO 261112 en un plazo de 4 semanas.
Conclusión
Este estudio de caso muestra a un Analista de Sistemas trabajando en un entorno sensible y de alta responsabilidad: los sistemas de información hospitalaria. Desde la transformación de los procesos manuales de admisión hasta la integración de registros vitales y resultados de laboratorio en un sistema unificado, el cliente demostró una profunda participación en el diseño de procesos, la especificación del sistema, la alineación con el cumplimiento normativo y la entrega a las partes interesadas, competencias clave esperadas bajo ANZSCO 261112 – Analista de Sistemas.
